Beslut om företrädare

Det är bra att känna till att det inte finns någon bestämmelse i lagen som ger ideella föreningar möjlighet att utse generella firmatecknare såsom för ett företag. 

Innan föreningen blir kund i Sparbanken Rekarne ska ni besluta vem som företräder föreningen gentemot Sparbanken Rekarne. Beslutet fattas antingen på föreningsstämman eller på ett konstituerande styrelsemöte beroende på vad som står i era stadgar. Beslutet ska finnas med i ett protokoll.

I detta dokument kan ni läsa mer om företrädare och fullmakt samt formulering av beslut.

Exempel på beslutsformulering

Fyll i företrädarna i blanketten Fullmakt ideell förening. Fullmakten är obligatorisk och gör det enklare och tryggare i kontakten med banken.

• För internetbanksåtkomst - använd vår Digitala kundtjänst.

1. Besluta om internetbanksanvändare.

Det är firmatecknarna som utser vem eller vilka som ska vara internetbanksanvändare. Besluten måste finnas med i ett styrelse- eller årsmötesprotokoll. Kopiera beslutsformuleringen nedan till ert egna protokoll.
Exempel på beslutsformulering internetbanksanvändare (pdf)

2. Säkerställ tillgång till följande dokument

• Senast antagna stadgar.
• Protokoll från senaste årsmötet/årsmöten där nuvarande styrelse är vald.
• Protokoll från mötet där internetbanksanvändare utses, samt vem som är behörig att skriva under ändringsanmälan gentemot Sparbanken Rekarne utses.
  Det här ska stadgarna och protokollen innehålla

3. Våra dokumentkrav 

• Kopia av senast antagna stadgar.
• Kopior av protokoll måste vidimeras av två personer (det här innebär vidimering).

Kom ihåg!

• Spärra eventuella inaktuella internetbanksanvändare
  Om föreningen sedan tidigare har en behörighetsadministratör så kan denne spärra gamla användare direkt i internetbanken.
  • Behörighetsadministratör lägger till behörigheter
  Föreningens behörighetsadministratör för internetbanken lägger själv i internetbanken upp befintliga internetbanksanvändares individuella behörigheter.
  Observera att ny användare först behöver anslutas till tjänsten via ett av våra kontor med registrerad fullmakt som stöd. Om registrerad fullmakt saknas - se ”Ändra företrädare och internetbanksanvändare” ovan och följ de stegen.
   

1. Adressändringar registreras hos Skatteverket

En adressändring ska först registreras hos Skatteverket innan vi tar emot ändringen. Bekräftelsen från Skatteverket ska bifogas ändringsanmälan. Övriga ändringar av kontaktuppgifter behöver inte registreras hos Skatteverket.
Ändra adress hos Skatteverket

2. Fyll i och skicka in ändringsanmälan

Ändringsanmälan skickas in via vår Digitala kundtjänst

Kom ihåg att bifoga Skatteverkets bekräftelse om ni har ändrat adress. När ändringen är genomförd skickas en bekräftelse till föreningen per post.

1. Besluta om namnändring

Beslutet ska fattas enligt föreningens gällande stadgar.

2. Registrera namnändring hos Skatteverket

Om ni gör en namnändring ska den först registreras och godkännas av Skatteverket innan ni skickar in ändringen till oss. Bekräftelsen från Skatteverket ska bifogas ändringsanmälan.
Till Skatteverket

3. Säkerställ tillgång till följande dokument

• Senast antagna stadgar.
• Protokoll från senaste årsmötet/årsmöten där beslut fattas om namnändring.
• Skatteverkets bekräftelse på namnändringen
  Det här ska stadgarna och protokollen innehålla

4. Våra dokumentkrav 

• Kopia av senast antagna stadgar.
• Kopior av protokoll måste vidimeras av två personer (det här innebär vidimering).
• Kopia eller original på Skatteverkets bekräftelse på namnändringen

5. Fyll i och skicka in ändringsanmälan

Ändringsanmälan ideell förening

Kom ihåg att bifoga Skatteverkets bekräftelse om ni har ändrat namn. När ändringen är genomförd skickas en bekräftelse till föreningen per post.

Nya eller ändrade stadgar behöver bara skickas in till oss när någon av följande ändringar också genomförs:

• Ändring av företrädare gentemot banken
• Ändring av föreningens namn
• Ändring av kontaktuppgifter (adress, telefonnummer, e-postadress)
• Nya eller ändrade internetbanksanvändare

När någon av ovanstående ändring medför att stadgarna uppdateras, så ska följande dokument bifogas ändringsanmälan (som skickas in enligt tillvägagångssätt beskrivet ovan, beroende på annan ändring):

• Kopia av nya stadgar. Det här ska stadgarna och protokollen innehålla
• Kopia av gamla stadgar
• Kopia/kopior av Årsmötesprotokoll där stadgeändringarna beslutats, måste vidimeras av två personer. Det här innebär vidimering

Kom ihåg att fylla i avsnittet ”Vid ändring av stadgar” i ändringsanmälan

I samtliga ärenden behöver vi få in dessa handlingar:

• Blanketten Ansökan Ideell förening / Ändringsbegäran Ideell förening
• Blanketten Fullmakt Ideell förening
• Blanketten Kundkännedom Föreningskund
• Föreningens senast antagna Stadgar
• Det/de Årsmötesprotokoll som visar val av nuvarande styrelseordförande samt övriga styrelseledamöter
• Protokoll innehållande beslut om företrädare gentemot Sparbanken Rekarne
  

Om någon av dessa handlingar eller nödvändiga formalia och information saknas kan det innebära att vi inte kan behandla ditt ärende.

Vi kan i dagsläget inte godkänna digitala signeringar av blanketter eller protokoll. Det gäller även signeringar med BankID. Vi arbetar för att hitta lösningar som gör att digitala signeringar ska kunna godkännas i framtiden.

Om föreningen fattat ett internt beslut att signera dokument elektroniskt kan det självklart fungera inom föreningen och mot andra aktörer som kan godkänna signaturer på detta sätt, men gentemot oss så måste dokument fortfarande ha "fysiska" underskrifter. Om medlemmar inte kan träffas fysiskt för underskrifter (gäller även redan digitalt signerade handlingar) får handlingar postas mellan dem som ska underteckna.

En fullmaktshavare kan utföra de rättshandlingar som fullmakten omfattar via ett av våra kontor eller, om möjligt, via Kundcenter för att utföra det som omfattas av fullmakten.

En internetbanksanvändare kan utföra ärenden via vår internetbank. Vilka ärenden som kan utföras beror på vilken behörighet användaren får tilldelad sig av den som är behörighetsadministratör hos föreningen. Behörigheten specificeras på Ansöknings-/Ändringsblanketten. Om ingen behörighet specificeras gäller behörigheten ”Sätts av behörighetsadministratör”.

Så länge föreningens stadgar inte har andra bestämmelser behöver fullmaktshavare/företrädare och internetbanksanvändare/administratör inte vara samma person.

Om behörigheten för internetbanken ska gälla ”Var för sig” eller ”Två i förening” behöver man inte följa tidigare beslut om företrädare, utan är fristående från det beslutet – så länge stadgar inte bestämmer annat.

En förening måste ha skrivna stadgar. Stadgarna är föreningens egna interna regler och ska innehålla bland annat föreningens namn, syfte och mål med verksamheten, hur man utser styrelsen, hur beslut ska fattas m.m.

Det är viktigt att föreningen följer sina egna stadgar oavsett vad som är aktuellt för stunden. Avvikelser från föreningens egna stadgars bestämmelser kan innebära att vi inte kan behandla ditt ärende.

Om föreningens stadgar till exempel beskriver att:

• styrelsens ledamöter ska väljas på ett visst sätt (tex av årsmötet),
• styrelsen ska bestå av ett visst antal ledamöter,
• styrelsen ska bestå av ett visst antal poster (tex ordförande, kassör, sekreterare etc) och hur dessa ska fördelas,
• styrelsen ska vara ett visst antal närvarande ledamöter för att det ska vara ett behörigt beslutsfört möte
  

Då behöver föreningen följa dessa.

Om föreningen inte följer bestämmelser i sina stadgar kan det innebära att styrelsen inte är behörig att fatta beslut gentemot tredje part, till exempel oss som bank.

Exempel:
Föreningens stadgar säger att styrelsen ska bestå av 7-9 ledamöter och minst hälften av dessa ska vara närvarade på ett styrelsemöte för att det ska vara behörigt beslutsfört.

Om föreningen då väljer 5 ledamöter så har föreningen inte en behörig styrelse och de valda ledamöterna är inte behöriga att fatta beslut.

Begreppet firmatecknare saknar lagstöd och innebörd för en allmännyttig ideell förening. Därför behöver föreningen fatta ett beslut kring företrädare gentemot banken. Beslutet ska vara tydligt och tala om vad företrädarskapet faktiskt innebär och vem det gäller för.

Om era stadgar talar om vem som ska utse och vem som ska vara firmatecknare/företrädare samt om de är behöriga ”Var för sig” eller ”Två i förening”, så ska beslutet om företrädare följa stadgarnas bestämmelser.

För att underlätta beslutet för er som förening har vi tagit fram en mall som omfattar nödvändiga formalia. Mallen finns både i form av en text som kan kopieras in i ett protokoll och kompletteras, samt i form av ett exempel på styrelseprotokoll. Välj det alternativ som passar er bäst.

Om föreningen väljer att inte använda vår formulering i sin helhet kan det innebära att vi behöver tolka beslutet och att vi eventuellt inte har möjlighet att behandla ditt ärende.

Blanketten Fullmakt Ideell förening är ett komplement till beslutet om företrädare. Fullmakten tydliggör vad företrädarskapet faktiskt innebär mot specifikt Sparbanken Rekarne - vilka personer som får utföra vilka rättshandlingar med fullmakten som stöd utan styrelsens/föreningens specifika godkännande för den aktuella åtgärden. Den/de personer som är utsedda företrädare är de personer som kan skriva under fullmakten och vara fullmaktshavare, enligt beslutet.

Om ni valt att inte använda er av vår formulering i sin helhet i ert beslut om företrädare, så kan det innebära att vi inte kan godkänna fullmakten i sin helhet. Om fullmakten till exempel innefattar ”Lägga till och ta bort internetbanksanvändare/behörighetsadministratör” kan detta göras av föreningens fullmaktshavare på bankkontoret.
Om ovan inte ingår i fullmakten ska nya användare av föreningens internetbank meddelas via ändringsblanketten. Du behöver då skicka in ett komplett ärende gällande Ändringsbegäran till oss.